Au printemps, les inscriptions se trouvent généralement réparties entre cinq endroits : la demande dans un outil d'inscription, le paiement chez un prestataire de paiement, le formulaire médical en PDF dans la boîte de réception de quelqu'un, la note sur une allergie dans une colonne de tableur, et la réponse à la question « sommes-nous réellement prêts pour le premier jour ? » ne figure dans aucun système. CampOrganizer transforme l'inscription en première étape du workflow opérationnel. Votre équipe crée les champs et les formulaires dans le Form Builder, attribue à chaque session les formulaires appropriés pour les parents et les participants, puis suit les dossiers créés à travers l'inscription, les paiements, l'onboarding et la préparation. Les parents et responsables légaux peuvent inscrire des enfants, les participants plus âgés et les étudiants peuvent effectuer leurs propres étapes, et les membres du personnel autorisés peuvent accompagner le processus via Session Console. Les mêmes dossiers alimentent ensuite les groupes, les présences, la communication, les finances, la sécurité, la formation et le reporting, sans les ressaisies et rapprochements habituels qu'imposent des systèmes déconnectés.
Les parents inscrivent leurs enfants, remplissent les formulaires médicaux et les décharges et paient, dans les semaines précédant l'arrivée, pour que le premier jour soit un accueil et non une file d'attente administrative.
Les familles fidèles se réinscrivent en un clic et rien n'est ressaisi, car l'enfant et la famille sont déjà un dossier depuis le trimestre précédent.
Les participants plus âgés s'inscrivent et font leur onboarding eux-mêmes, avec la cosignature d'un tuteur lorsque le programme l'exige.
Un même ensemble de formulaires et de parcours d'inscription est réutilisé sur chaque site et chaque session, au lieu d'être reconstruit à chaque fois.
Définissez les champs nécessaires à votre organisation, réutilisez les définitions existantes et publiez les formulaires d'inscription appropriés.
Sélectionnez le formulaire pour le parent ou le responsable légal et le formulaire pour le participant ou l'étudiant applicables à la session, ainsi que la capacité, les tarifs, la configuration de la liste d'attente et les exigences d'onboarding correspondantes.
Permettez aux parents ou aux participants de s'inscrire en ligne, invitez-les dans le processus ou autorisez les membres du personnel habilités à effectuer une inscription assistée via Session Console.
Collectez les informations médicales, alimentaires, les autorisations, les consentements et les autres informations propres au programme dont votre organisation a besoin, avec une classification et des contrôles d'accès définis au niveau de chaque champ.
Les tarifs, factures, paiements et offres optionnelles restent rattachés au participant et à la session.
Les formulaires obligatoires, les autorisations et le statut des paiements apparaissent dans le contexte d'onboarding, afin que l'équipe puisse traiter les exceptions avant le début de la session.
Une fois le dossier prêt, les données du participant sont disponibles dans la session, la liste des participants et les workflows de communication de Session Console et Counselor Mobile, sans devoir les reconstruire dans un autre système.
Gérez les formulaires, les paiements, les listes d'attente et la préparation de chaque session, avec un Form Builder suffisamment puissant pour remplacer votre ancien outil d'inscription.
Visualisez les inscriptions, la capacité et la préparation sur l'ensemble des camps et des sessions, sans avoir à demander une mise à jour au bureau.
Effectuez les étapes pertinentes pour le parent ou le responsable légal, fournissez les informations concernant un ou plusieurs participants, payez et voyez ce qui reste à faire, dans une seule expérience Family personnalisée à votre marque, sur le web et sur mobile.
Accueillez les participants dans le bon contexte de session et consultez uniquement les informations opérationnelles nécessaires à votre rôle, sans recevoir l'intégralité du dossier d'inscription.
les formulaires d'onboarding réécrivent dans le profil du participant, de sorte que les informations transmises par les familles deviennent le dossier durable.
les participants inscrits apparaissent dans la bonne session et dans la liste correspondante, prêts à être affectés à un groupe et aux étapes de préparation suivantes.
le statut d'onboarding et les mises à jour sont visibles par les parents dans Family.
les paiements et soldes restent rattachés au participant et à la session.
les inscriptions, la capacité et la préparation sont visibles sans devoir rapprocher plusieurs outils distincts.
L'inscription, les formulaires, le statut des paiements et la préparation restent dans un seul workflow construit autour de vos propres formulaires, au lieu d'être rapprochés entre un outil d'inscription, un tableau de bord de paiement, un dossier de documents et un tableur.
Les accès selon les rôles, la protection des champs sensibles et un système de management de la sécurité certifié selon ISO/IEC 27001 apportent une réponse concrète à la question « comment protégez-vous les données de mon enfant ? », et non un vague paragraphe sur la confidentialité.
Les définitions de champs réutilisables et les formulaires publiés immuables garantissent des données participants cohérentes et fiables, au lieu de les laisser diverger d'un formulaire à l'autre.
Le suivi de la préparation montre suffisamment tôt quels participants doivent encore fournir des formulaires, des autorisations ou des paiements, pas au moment du check-in.
Les parents effectuent l'onboarding, paient et suivent leur propre statut sur le web et sur mobile, ce qui contribue à réduire les appels de routine et les relances manuelles pour le bureau.
Des imports structurés avec mapping lors de votre intégration, des exports lisibles par machine sur demande. Vos dossiers restent les vôtres.
Lors d'une démo de 30 minutes, nous vous montrerons comment CampOrganizer transforme une session ouverte en un workflow clair d'inscription et d'onboarding, des formulaires personnalisés et des données importées jusqu'aux paiements, à la préparation et aux opérations en cours.
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