Een residentieel zomer-Camp
Ouders registreren hun kinderen, vullen medische formulieren en toestemmingsverklaringen in en betalen in de weken vóór aankomst, zodat de eerste dag een welkom is en geen wachtrij vol papierwerk.
-
Platform
Platform
Web-apps
Mobiele apps
-
Oplossingen
-
Functies
Kernprocessen
Gezin en leren
Data en analytics
- Prijzen
Camp-registratiesoftware die rond uw programma is opgebouwd
Registratie en onboarding, van de eerste aanvraag tot dag één
Tegen het voorjaar staat registratie meestal op vijf verschillende plaatsen: de aanvraag in een inschrijftool, de betaling bij een betaalprovider, het gezondheidsformulier als pdf in iemands inbox, de allergienotitie in een spreadsheetkolom, en het antwoord op de vraag "zijn we werkelijk klaar voor dag één?" staat in geen enkel systeem. CampOrganizer maakt van registratie de eerste fase van de operationele workflow. Uw team bouwt de velden en formulieren in de Form Builder, wijst aan elke sessie de juiste formulieren voor ouders en deelnemers toe en volgt de daaruit voortkomende dossiers door registratie, betalingen, onboarding en gereedheid. Ouders en voogden kunnen kinderen registreren, oudere deelnemers en studenten kunnen hun eigen stappen voltooien en bevoegde medewerkers kunnen het proces via Session Console ondersteunen. Dezelfde dossiers stromen vervolgens door naar groepen, aanwezigheid, communicatie, financiën, veiligheid, leren en rapportage, zonder het routinematig opnieuw invoeren en afstemmen dat losstaande systemen vereisen.
Een echte Form Builder, geen vast aanmeldformulier
- Bouw de registratieformulieren die uw programma nodig heeft Ontwerp registratie- en onboardingformulieren met uw eigen velden, groepen, opties en vereisten, zonder bij iedere proceswijziging maatwerkontwikkeling te hoeven bestellen. Gepubliceerde versies zijn onveranderlijk, zodat een wijziging nooit stilzwijgend gegevens herschrijft die families al hebben ingediend.
- Herbruikbare velddefinities Elk veld is een catalogusitem met een stabiele identiteit, een type, een classificatie en een toegangsbeleid. Platformbrede kernvelden zoals naam, geboortedatum en e-mailadres staan naast uw campspecifieke aangepaste velden, en herbruikbare definities zorgen ervoor dat verzamelde gegevens in formulieren en profielen dezelfde betekenis behouden.
- Sessiespecifieke formulieren voor ouders en deelnemers Wijs aan iedere sessie de juiste gepubliceerde registratieformulieren voor ouders en deelnemers toe. Verschillende programma's, leeftijdsgroepen, locaties of uitvoeringsmodellen kunnen verschillende informatie verzamelen, zonder voor iedere variant een apart registratiesysteem te gebruiken.
- Afzonderlijke routes voor ouders, deelnemers en registratie met hulp van medewerkers Creëer voor iedere doelgroep de juiste registratie-ervaring. Ouders of voogden registreren een kind, oudere deelnemers of studenten voltooien hun eigen stappen en bevoegde medewerkers voegen registraties toe of ronden ze af in Session Console met de formulieren die aan die sessie zijn toegewezen.
- Registratie gekoppeld aan accountaanmaak en inschrijving Afhankelijk van de ingestelde route maakt registratie als onderdeel van hetzelfde proces het juiste gebruikersaccount of de juiste sessieaanvraag aan, zonder een aparte stap "maak nu een account aan" en zonder dezelfde informatie opnieuw in een ander systeem in te voeren.
- Gereedheid volgen Verplichte formulieren, toestemmingen en betalingsstatus voeden de gereedheidsweergave van de deelnemer, zodat het team vóór aankomst ziet wat nog aandacht nodig heeft, in plaats van dit pas bij het inchecken te ontdekken.
- Betalingen en optionele aanbiedingen Registratie blijft gekoppeld aan de relevante prijzen, facturen, betalingen en optionele aanbiedingen, ieder verbonden aan de juiste deelnemer en sessie.
- Gestructureerde imports en exports Importeer bestaande gegevens van deelnemers, families, registraties en gerelateerde dossiers via een gestructureerd migratieproces: koppel de gegevens die u al heeft aan de juiste CampOrganizer-dossiers en aangepaste velden en exporteer vervolgens machineleesbare gegevens wanneer dat nodig is.
Hoe registratie eruitziet voor uw programma
Een wekelijkse naschoolse club
Terugkerende families schrijven zich met één klik opnieuw in en er wordt niets opnieuw ingetypt, omdat het kind en het gezin al sinds vorig trimester een dossier vormen.
Een pre-college-programma van een universiteit
Oudere studenten melden zich aan en doorlopen de onboarding zelf, met medeondertekening door een voogd waar het programma dat vereist.
Een organisatie met meerdere locaties of een internationale organisatie
Eén set formulieren en registratieroutes wordt op elke locatie en sessie hergebruikt, in plaats van elke keer opnieuw opgebouwd.
Van een geopende sessie naar een deelnemer die klaar is voor dag één
1
Bouw de velden en formulieren
Definieer de velden die uw organisatie nodig heeft, hergebruik bestaande definities en publiceer de relevante registratieformulieren.
2
Wijs de formulieren aan de sessie toe
Kies het formulier voor de ouder of voogd en het formulier voor de deelnemer of student die voor de sessie gelden, samen met de relevante capaciteit, prijzen, wachtlijstinstellingen en onboardingvereisten.
3
Open de registratieroutes
Laat ouders of deelnemers zich online registreren, nodig hen uit voor het proces of laat bevoegde medewerkers via Session Console een registratie met ondersteuning afronden.
4
Verzamel formulieren en toestemmingen
Verzamel de medische, voedings-, toestemmings-, akkoord- en andere programmaspecifieke informatie die uw organisatie nodig heeft, met classificatie en toegangscontroles op veldniveau.
5
Koppel de betalingen
Prijzen, facturen, betalingen en optionele aanbiedingen blijven aan de deelnemer en de sessie gekoppeld.
6
Volg de gereedheid
Verplichte formulieren, toestemmingen en betalingsstatus verschijnen in de onboardingcontext, zodat het team uitzonderingen kan oplossen voordat de sessie begint.
7
Ga door naar de operatie
Zodra alles gereed is, is het dossier van de deelnemer beschikbaar in de sessie, deelnemerslijst en communicatieworkflows van Session Console en Counselor Mobile, zonder het in een apart systeem opnieuw op te bouwen.
De juiste registratieweergave en de juiste gegevens voor iedere persoon
Operations- en registratieteams
Beheer formulieren, betalingen, wachtlijsten en gereedheid voor iedere sessie, met een Form Builder die krachtig genoeg is om uw oude inschrijftool te vervangen.
Eigenaren en directies
Bekijk inschrijvingen, capaciteit en gereedheid over Camps en sessies heen zonder het kantoorteam om een statusupdate te hoeven vragen.
Families
Voltooi de relevante stappen voor ouders of voogden, geef informatie voor één of meer deelnemers door, betaal en zie wat nog aandacht nodig heeft, in één Family-ervaring in uw eigen huisstijl op web en mobiel.
Sessiemedewerkers en frontlinepersoneel
Ontvang deelnemers in de juiste sessiecontext en bekijk alleen de operationele informatie die voor de rol nodig is, zonder toegang te krijgen tot het volledige registratiedossier.
Eén registratie, eenmaal ingevoerd, overal hergebruikt
Naar het profiel
onboardingformulieren schrijven terug naar het profiel van de deelnemer, zodat wat families indienen het duurzame dossier wordt.
Naar de operatie
geregistreerde deelnemers verschijnen in de juiste sessie en deelnemerslijst, klaar voor groepsindeling en verdere voorbereiding.
Naar familiecommunicatie
onboardingstatus en updates worden voor ouders zichtbaar in Family.
Naar financiën
betalingen en openstaande bedragen blijven gekoppeld aan de deelnemer en de sessie.
Naar rapportage
inschrijvingen, capaciteit en gereedheid zijn zichtbaar zonder afzonderlijke tools met elkaar te hoeven afstemmen.
Registratiegegevens beschermd zoals gegevens van kinderen beschermd moeten worden
- Veldclassificatie en beschermde opslag Iedere velddefinitie bevat een gegevensclassificatie. Gevoelige informatie en bijzondere categorieën persoonsgegevens, waaronder gezondheids- en allergiegegevens, krijgen sterkere opslagbescherming, zijn standaard gemaskeerd en worden alleen zichtbaar gemaakt via een expliciete, gelogde actie.
- Toegang op basis van rol en veld Toegang kan per rol en per veld verschillen: hetzelfde veld kan voor een ouder bewerkbaar zijn, voor een counselor alleen-lezen en voor een kind verborgen. Het toepasselijke beleid wordt overal toegepast waar het veld voorkomt in registratie- en deelnemersworkflows.
- Versleuteling tijdens overdracht en opslag Gegevens worden tijdens overdracht en in rust versleuteld met gangbare beveiligingsmaatregelen uit de sector, en geselecteerde gevoelige velden krijgen daarnaast extra bescherming op applicatieniveau.
- Auditregistratie en gecertificeerd beveiligingsbeheer Het zichtbaar maken van beschermde velden en wijzigingen aan deelnemersgegevens worden vastgelegd, inclusief wie de handeling uitvoerde, binnen welke scope en wat er gebeurde. Het information security management system van CampOrganizer is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 door een onafhankelijke certificeringsinstantie, en omvat zowel standaard- als white-labelimplementaties. Het certificaat en de gecertificeerde scope zijn gepubliceerd op de Trust-pagina.
Schonere inschrijvingen, veiligere gegevens, minder handmatige overdrachten
Eén workflow, geen vijf tools
Registratie, formulieren, betalingsstatus en gereedheid blijven in één workflow die rond uw eigen formulieren is opgebouwd, in plaats van te worden afgestemd tussen een inschrijftool, een betaaldashboard, een documentenmap en een spreadsheet.
Een concreet antwoord voor de ouder die ernaar vraagt
Rolgebaseerde toegang, beschermde gevoelige velden en beveiligingsbeheer dat volgens ISO/IEC 27001 is gecertificeerd, bieden een concreet antwoord op de vraag "hoe beschermt u de gegevens van mijn kind?", niet slechts een vage privacyparagraaf.
Schone, consistente gegevens in ieder seizoen
Herbruikbare velddefinities en onveranderlijke gepubliceerde formulieren houden deelnemersgegevens consistent en betrouwbaar, in plaats van ze van formulier tot formulier uiteen te laten lopen.
Gereedheid vóór dag één
Gereedheid volgen laat op tijd zien voor wie nog formulieren, toestemmingen of betalingen ontbreken, niet pas bij het inchecken.
Families regelen veel zelf
Ouders voltooien de onboarding, betalen en volgen hun eigen status op web en mobiel, wat helpt om routinematige telefoontjes en handmatige opvolging voor het kantoor te verminderen.
Uw gegevens, erin en eruit
Gestructureerde imports met mapping wanneer u start, machineleesbare exports wanneer u daarom vraagt. Uw dossiers blijven van u.
Veelgestelde vragen over kampregistratie
Is CampOrganizer software voor online Camp-registratie?
Ja. CampOrganizer biedt online registratie- en aanvraagformulieren die zijn gekoppeld aan specifieke Camps, programma's en sessies, met formulieren, betalingen, wachtlijsten en gereedheid in één workflow.
Kan ik mijn eigen registratieformulieren bouwen?
Ja. Uw team bouwt registratie- en onboardingformulieren in de Form Builder met uw eigen velden, herbruikbare velddefinities, vereisten en gepubliceerde versies. U bent niet beperkt tot een vast aanmeldsjabloon en verschillende sessies kunnen verschillende formulieren voor ouders en deelnemers gebruiken.
Kunnen verschillende sessies verschillende registratieformulieren gebruiken?
Ja. Registratieformulieren voor ouders en deelnemers worden per sessie toegewezen, zodat verschillende programma's, leeftijdsgroepen of locaties verschillende informatie kunnen verzamelen.
Kunnen ouders formulieren voor hun kinderen invullen, en kunnen medewerkers helpen?
Ja. Ouders of voogden registreren een kind, oudere deelnemers of studenten voltooien hun eigen stappen en bevoegde medewerkers kunnen via Session Console een registratie met ondersteuning uitvoeren met de formulieren die aan die sessie zijn toegewezen.
Hoe worden gevoelige deelnemersgegevens beschermd?
Velden worden geclassificeerd als openbaar, gevoelig of bijzondere categorie. Gevoelige gegevens en bijzondere categorieën krijgen sterkere opslagbescherming, zijn standaard gemaskeerd en de toegang wordt per rol en per veld geregeld, binnen een information security management system dat volgens ISO/IEC 27001:2022 is gecertificeerd.
Ondersteunt registratie betalingen?
Ja. Registratie blijft gekoppeld aan de relevante prijzen, facturen, betalingen en optionele aanbiedingen die bij de deelnemer en de sessie horen.
Kan ik bestaande registraties migreren?
Ja. CampOrganizer ondersteunt gestructureerde imports: tijdens de onboarding beoordeelt het team uw bestaande bestanden, relaties, statussen en aangepaste velden, koppelt de relevante gegevens aan de nieuwe structuur en valideert het resultaat vóór de livegang. Uw organisatie kan haar dossiers ook in machineleesbare formaten exporteren.
Waarin verschilt dit van een losstaande registratietool?
Losstaande tools stoppen bij de inschrijving. In CampOrganizer stromen de resulterende deelnemers- en familiedossiers op hetzelfde platform door naar de deelnemerslijst, communicatie, financiën en gereedheidsworkflows, en daarna naar de actieve operatie via Session Console en Counselor Mobile.
Bekijk registratie die rond uw programma is opgebouwd
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe CampOrganizer een geopende sessie verandert in een duidelijke registratie- en onboardingworkflow, van aangepaste formulieren en geïmporteerde gegevens tot betalingen, gereedheid en actieve operatie.
© 2026 CampOrganizer. All rights reserved.